A elaboração de um bom Plano de Contas é fundamental no sentido de utilizar todo potencial da Contabilidade e seu valor informativo para os inúmeros usuários.
Assim preparar um projeto para desenvolver um Plano de Contas, a empresa deve ter em mente as várias possibilidades de relatórios gerenciais e para uso externo e, dessa maneira, prever as contas de acordo com os diversos relatórios a serem produzidos.
Se anteriormente isso era de grande importância, atualmente, com os recursos tecnológicos passou a ser essencial, pois tais relatórios propiciarão tomada de decisão mais ágil e eficaz por parte dos usuários.
Além das informações diárias ou semanais como a posição do caixa, de faturamento, de produção, fluxo semanal de caixa e outras que a administração da empresa considere importante quanto ao conteúdo e periodicidade é importante que a Contabilidade forneça mensalmente e com a rapidez a posição patrimonial e financeira e os resultados das operações.
Nesse sentido, as recomendações voltadas a uma administração profissional e consciente, é que não se elaborem somente os chamados balancetes, destinados às contas e seus saldos, mas também em Demonstrações Contábeis completas com saldos do mês e acumulados do período, na mesma forma, terminologia e estrutura da apresentação como se fossem as do encerramento anual e contemplando todas as demonstrações. Podem-se desenvolver e adotar modelos planejados para as mesmas. O plano de contas e o sistema contábil devem ser estruturados com a mesma intitulação e comparação dos grupos de contas, de sorte a facilitar a aprovação mensal desses saldos.
O ideal é que tais demonstrações mensais sejam apresentadas comparativamente com as projetadas (orçadas) e analisadas as variações principais pata a Administração tomar as medidas corretivas de caráter operacional com a máxima rapidez. Logicamente, isso requer critérios uniformes entre o orçamento e os de Contabilidade e plano de contas compatível.
Quando se tratar de grupo de empresas, devem-se elaborar tais Demonstrações Contábeis mensais de nível consolidado e não somente as individuais. Não sendo viável a consolidação mensal, pode-se pensar, no mínimo, em consolidações trimestrais. O Plano de Contas deve prever segregações e títulos específicos voltados à elaboração automática da consolidação das diversas demonstrações contábeis. É trabalho complexo, nas possível.
Outro aspecto relevante é o de que em muitas empresas as diversas áreas (produção, comercial, etc) procuram desenvolver seus próprios registros para apuração de dados periódicos. Muitas vezes, essa tarefa produz mais desinformação do que contribuição efetiva, pois apura e elabora dados com diferença de critério, fontes indevidas, períodos diferentes etc, que passam a gerar dados com distorções, mas são usados internamente como se fossem bons, levando a análises e decisões incorretas. O ideal é a adoção de um conceito de fonte única de informação ou banco de dados, que seria o da Contabilidade, gerador de tais dados a todas as áreas da empresa. Logicamente, requer-se não só a agilidade em sua disponibilidade, como também a máxima credibilidade dos usuários. As informações possíveis de serem geradas pela Contabilidade nos diversos usuários internos precisam ser consideradas na elaboração do plano de contas e no sistema de contabilidade.
Segue abaixo algumas possibilidades de informações úteis que podem ser adotadas pela empresa e suas consequências nos planos de contas:
a) para elaborar a demonstração com destaque da margem de contribuição é necessário a separação de custos/despesas variáveis e fixos no plano de contas;
b) para gerar o relatório de fluxo de caixa, a contabilização em caixa/bancos deverá ser feita segundo a natureza da transação;
c) ao prever a demonstração de valor adicionado, devem-se segregar as matérias-primas e outros materiais entre aqueles adquiridos de terceiros e de fabricação própria; os serviços prestados por terceiros e o de obtenção interna; custo das vendas (e consequentemente os estoques) deverão ser contabilizados por tipo de custo ali incluído (matéria-prima, mão-de-obra, gastos gerais de fabricação, etc);
d) ao elaborar demonstrações gerenciais para avaliação de desempenho, há que se considerar: definição de áreas de responsabilidade, contas para registro de preços de transferência internos, alocação do valor da depreciação, mão-de-obra, etc, segundo cada área de responsabilidade.
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